近日,江西省金溪县检察院不断提升档案管理、利用水平,创新推出了诉讼档案信息化共享利用模式,从档案收集、整理到最终的提供利用、鉴定销毁,每一个流程都有标准、有规范,并将档案工作列入业务工作程序中,与其他工作制度有效衔接,为档案工作顺利开展提供保障,做到业务档案归档及时化,管理电子化。
   在前期准备工作过程中,该院为提高档案管理人员的业务水平,邀请县档案局和市院专业人员对档案归类方法等内容进行指导、培训,使档案管理人员对诉讼档案、文书档案、基建档案等各类档案的归档整理有了详细的了解,全面掌握了归档档案目录及名称的规范化填写、档案存放顺序和实现电子档案与纸质档案同步归档等方面的知识,实现了多层次、多渠道的档案信息开发利用。
   各科室通过加强对自产文书的管理工作,增强工作责任感和保密意识,及时发现和消除安全隐患,采取相应安全防范措施,加强内部档案安全管理。同时要经常对案卷管理和移交工作进行摸底调查,随时移交。该院积极做好档案信息资源的开发利用,保证为各项工作提供优良的服务,保证档案的安全和利用,积极完成与档案相关的其它工作。
   为实现纸质管理与电子档案管理双重保证,该院设有档案查阅室、资料录入室、图书阅览室和信息化档案库房。档案库房设有密集架10组,除收集现有档案外,预计可以再收集未来15年的全院档案。通过发展为具备数字化查询存储应用功能的现代化管理模式,根据工作性质特点,该院不断完善各门类档案的归档范围,既收集纸质载体,又收集照片、录音带、录像带、电子文件等具有保存价值的档案资料,并严格归档时间,对因特殊情况不能归档的,做出说明。
   同时,建立电子借阅登记表制,确立了诉讼档案归档情况月通报制,督促各科室在案件办理完毕后及时归档。综合档案室要严格按照相关规定做好档案安全管理工作,防患于未然,防止丢失、失密、泄密问题发生。
   据此,该院现存文书、诉讼、会计、基建、音像、实物等六大门类档案,形成了内容丰富、形式多样的检察档案体系。通过进行分层整理的同时,按照文书档案、声像档案、诉讼档案、会计档案等进行分类整理,对每一份文件、卷宗和图片均按照要求制作电子目录,分别编号后进行归档,做到资料保存科学、规范。